Selasa, 3
juli 2018.
Kali ini
aku membuat visa untuk short program yang dimulai pada 4 Agustus 2018.
Pembuatan visaku dilakukan mandiri (alias tanpa agen) di JVAC atau Japan Visa
Application Center yang beralamat di 4F-33 Unit, 4th Floor, Lotte Shopping
Avenue (Ciputra World 1), Jalan Prof. Dr. Satrio Kav 3&5 Karet Kuningan,
Setiabudi, Jakarta. Cek di website yaa untuk mengetahui wilayah yurisdiksi
sebelum membuat visa.
Sumber: http://www.id.emb-japan.go.jp/visa.html (20
september 2018)
|
Setelah
bertanya dengan pihak JVAC via email, aku memutuskan untuk membuat jenis Visa
Kunjungan Bisnis Sementara. Aku buat visa ini bersama 1 orang temanku yang
sama-sama akan mengikuti short program. Kenapa bukan visa turis? Karena kami
sudah mendapat dokumen pendukung asli yang dikirimkan langsung dari
pihak penyelenggara (pihak Jepang) seperti invitation letter, letter of
guarantee. Sehingga aku nggak perlu menyerahkan rekening koran (yang sebenarnya
juga aku bawa, rekening koran 3 bulan terakhir).
Dokumen
yang diperlukan bisa dilihat di sini (kotak yang diarsir hitam artinya tidak
diperlukan).
Sebaiknya
buat temu janji sebelum datang untuk memudahkan kita (karena di sana tertulis
bahwa diprioritaskan untuk yang buat temu janji dahulu). Buat user baru dulu
yaa…
Aku
memilih jam temu janji pada pukul 9.30. Tiap-tiap pilihan waktu berjeda 10
menit. Jam yang paling awal 9.10, 9.20, 9.30, 9.40, dst sampai jam 16.00 lebih
kalau nggak salah (kayaknya sampai hampir jam 5 sore). Jadi bebas
deh bisa pilih pagi, siang, atau sore. Pada pembuatan 1 temu janji bisa memuat
applicant list hingga 5 orang.
Aku pilih
jam itu karena biar nggak terlalu pagi. Dalam surat temu janji (otomatis masuk
ke email setelah konfirmasi) diberitahukan untuk datang 15 menit sebelum jam
janjian. Saat itu aku hampir terjebak macet (sebenernya aku yang salah karena
baru cuss dari rumah di Jakarta Pusat jam 8.30. Tibalah di depan Lotte Avenue
jam 9.15 lalu buru-buru lari ke lantai 4, sampai di depan JVAC jam 9.20 lebih.
Saat itu
aku datang bersama adikku karena di website tertera bahwa tidak boleh membawa
tas dsb dan tidak disediakan tempat penitipan barang, sehingga untuk berjaga2 misalkan
sampai sana memang nggak boleh membawa barang-barang tersebut, akan kutitipkan
ke adikku. Ternyata saat mau masuk, satpam mengecek isi tasku (tote bag) dan
tas temanku (tas punggung ukuran medium) dan kami diperbolehkan masuk dengan
membawa tas tersebut.
Kemudian
kami menuju ibu2 satpam untuk konfirmasi kehadiran kami, dan satpam tersebut
menceklist nama kami yang tertera di daftar temu janji. Kami dipersilakan masuk
dan diberi nomor antrian. Sebelum masuk diberi tahu untuk hp disilent, tidak
mengambil foto, mengangkat telepon, namun diperbolehkan chatting.
Kami
masuk sekitar jam 9.30 dan selesai jam 9.50. Cukup cepat bukan?
Saat di
loket, aku menyerahkan berkas2 yang sudah kuurutkan. Hampir tiap berkas
aku serahkan “dobel” untuk berjaga-jaga karena aku nggak tau berkas mana yang
seharusnya diserahkan.
Misalnya
untuk invitation letter ada 3 jenis yang kudapat (berkas asli yang dikirim
dari pihak Jepang) yaitu 1. berbahasa Inggris, 2. berbahasa Jepang, dan 3.
invitation letter yang sesuai format di http://www.vfsglobal.com/japan/indonesia/pdf/Invitation-Letter-JP.PDF .
Pada awalnya aku mengira bahwa invitation letter itu harus sesuai format yang
di web, ternyata kalo nggak, ngga apa2. Waktu itu sih aku serahkan semua invitation letternya.
Hampir
tiap berkas juga aku fotokopi masing-masing 1 copy. Ternyata staffnya hanya
mengambil yang asli. Kami berdua hanya mendapat 1
lembar ASLI per berkas, sehingga untuk temanku, dia menyerahkan berkas
fotokopian (ini untuk kasus kalo applicant lebih dari 1 orang yaa, berkas yang asli 1 aja
ngga apa2).
Berkas
ASLI dari Jepang yang diperlukan dalam aplikasi visa kami:
- Invitation
letter (ada nama kami berdua)
- Letter of
guarantee (hanya namaku)
- Applicant list
(ada nama kami berdua), untuk ini tidak ada di list syarat visa, namun aku
serahkan saja dan staffnya juga meminta ini, karena di letter of guarantee
hanya ada 1 nama.
- Employment
certificate (berbahasa Jepang) dari pihak Jepang. Untuk ini sebenarnya
juga tidak ada di syarat visa, dan aku tunjukkan ke staffnya, dan dia
bilang kalo ini “profil kampus” (mungkin sebagai pengganti “company
profile”, dan aku serahkan saja). Dari pihak aku sendiri juga menyerahkan
“employment certificate” namun karena aku masih kuliah, aku menyerahkan
surat keterangan belajar dari kampus (berbahasa Inggris).
Sedangkan
berkas ASLI yang aku siapkan:
- Visa application
form
- Itinerary
(diketik boleh, punyaku waktu itu tulis tangan, dan diberi tanda tangan)
- Surat keterangan
mahasiswa S1 aktif (berbahasa Inggris). Kami meminta kampus untuk
membuatnya dalam bahasa inggris. Untuk surat ini HARUS ada kata
“undergraduate/S1” yaa (Untuk mahasiswa S1 bisa gratis!) Kalo nggak, nanti nggak bisa gratis.
Suratku dan temanku berbeda karena kami beda fakultas dan punya dia nggak
ada kata “undergraduate”. Jadilah dia membayar biaya single entry visa
360rb. Masing-masing dari kami tetap membayar biaya jasa pembuatan visa
sebesar 165rb. Aku juga menyerahkan fotokopi kartu mahasiswa.
- Employment
certificate, karena kami masih kuliah, saat kami bertanya melalui email,
staff mengatakan bahwa bisa diganti dengan surat keterangan belajar. Aku
meminta kampus untuk membuatkan surat ini (certificate of study) berbahasa
Inggris.
Setelah
pengecekan semua berkas selesai, kami diberi nomor antrian yang tadi kembali
untuk mengantri membayar di loket kasir. Katanya sih mulai saat itu (saat kami
datang) udah bisa pake kartu debit, jadi bisa nggak pakai uang cash.
Struk
pembayaran diserahkan ke kami untuk mengambil paspor (5 hari kerja). Aku datang
pada hari Selasa, sehingga paspor bisa kuambil Senin depan.
Tadaaaa
visa sudah di tangan~
No comments:
Post a Comment