Pengalaman Membuat Visa Jepang dengan Mudah (Juli 2018)

Selasa, 3 juli 2018.

Kali ini aku membuat visa untuk short program yang dimulai pada 4 Agustus 2018. Pembuatan visaku dilakukan mandiri (alias tanpa agen) di JVAC atau Japan Visa Application Center yang beralamat di 4F-33 Unit, 4th Floor, Lotte Shopping Avenue (Ciputra World 1), Jalan Prof. Dr. Satrio Kav 3&5 Karet Kuningan, Setiabudi, Jakarta. Cek di website yaa untuk mengetahui wilayah yurisdiksi sebelum membuat visa.

Sumber: http://www.id.emb-japan.go.jp/visa.html (20 september 2018)

Setelah bertanya dengan pihak JVAC via email, aku memutuskan untuk membuat jenis Visa Kunjungan Bisnis Sementara. Aku buat visa ini bersama 1 orang temanku yang sama-sama akan mengikuti short program. Kenapa bukan visa turis? Karena kami sudah mendapat dokumen pendukung asli yang dikirimkan langsung dari pihak penyelenggara (pihak Jepang) seperti invitation letter, letter of guarantee. Sehingga aku nggak perlu menyerahkan rekening koran (yang sebenarnya juga aku bawa, rekening koran 3 bulan terakhir).

Dokumen yang diperlukan bisa dilihat di sini (kotak yang diarsir hitam artinya tidak diperlukan).

http://www.vfsglobal.com/japan/indonesia/pdf/Visit-Temp-Business-Final-Five-Latest.pdf

Sebaiknya buat temu janji sebelum datang untuk memudahkan kita (karena di sana tertulis bahwa diprioritaskan untuk yang buat temu janji dahulu). Buat user baru dulu yaa…

klik 
http://www.vfsglobal.com/japan/indonesia/Schedule-an-Appointment.html

Aku memilih jam temu janji pada pukul 9.30. Tiap-tiap pilihan waktu berjeda 10 menit. Jam yang paling awal 9.10, 9.20, 9.30, 9.40, dst sampai jam 16.00 lebih kalau nggak salah (kayaknya sampai hampir jam 5 sore). Jadi bebas deh bisa pilih pagi, siang, atau sore. Pada pembuatan 1 temu janji bisa memuat applicant list hingga 5 orang.

Aku pilih jam itu karena biar nggak terlalu pagi. Dalam surat temu janji (otomatis masuk ke email setelah konfirmasi) diberitahukan untuk datang 15 menit sebelum jam janjian. Saat itu aku hampir terjebak macet (sebenernya aku yang salah karena baru cuss dari rumah di Jakarta Pusat jam 8.30. Tibalah di depan Lotte Avenue jam 9.15 lalu buru-buru lari ke lantai 4, sampai di depan JVAC jam 9.20 lebih.

Saat itu aku datang bersama adikku karena di website tertera bahwa tidak boleh membawa tas dsb dan tidak disediakan tempat penitipan barang, sehingga untuk berjaga2 misalkan sampai sana memang nggak boleh membawa barang-barang tersebut, akan kutitipkan ke adikku. Ternyata saat mau masuk, satpam mengecek isi tasku (tote bag) dan tas temanku (tas punggung ukuran medium) dan kami diperbolehkan masuk dengan membawa tas tersebut.

Kemudian kami menuju ibu2 satpam untuk konfirmasi kehadiran kami, dan satpam tersebut menceklist nama kami yang tertera di daftar temu janji. Kami dipersilakan masuk dan diberi nomor antrian. Sebelum masuk diberi tahu untuk hp disilent, tidak mengambil foto, mengangkat telepon, namun diperbolehkan chatting.

Kami masuk sekitar jam 9.30 dan selesai jam 9.50. Cukup cepat bukan?

Saat di loket, aku menyerahkan berkas2 yang sudah kuurutkan. Hampir tiap berkas aku serahkan “dobel” untuk berjaga-jaga karena aku nggak tau berkas mana yang seharusnya diserahkan.

Misalnya untuk invitation letter ada 3 jenis yang kudapat (berkas asli yang dikirim dari pihak Jepang) yaitu 1. berbahasa Inggris, 2. berbahasa Jepang, dan 3. invitation letter yang sesuai format di http://www.vfsglobal.com/japan/indonesia/pdf/Invitation-Letter-JP.PDF . Pada awalnya aku mengira bahwa invitation letter itu harus sesuai format yang di web, ternyata kalo nggak, ngga apa2. Waktu itu sih aku serahkan semua invitation letternya.

Hampir tiap berkas juga aku fotokopi masing-masing 1 copy. Ternyata staffnya hanya mengambil yang asli. Kami berdua hanya mendapat 1 lembar ASLI per berkas, sehingga untuk temanku, dia menyerahkan berkas fotokopian (ini untuk kasus kalo applicant lebih dari 1 orang yaa, berkas yang asli 1 aja ngga apa2).

Berkas ASLI dari Jepang yang diperlukan dalam aplikasi visa kami:

• Invitation letter (ada nama kami berdua)
• Letter of guarantee (hanya namaku)
• Applicant list (ada nama kami berdua), untuk ini tidak ada di list syarat visa, namun aku serahkan saja dan staffnya juga meminta ini, karena di letter of guarantee hanya ada 1 nama.
• Employment certificate (berbahasa Jepang) dari pihak Jepang. Untuk ini sebenarnya juga tidak ada di syarat visa, dan aku tunjukkan ke staffnya, dan dia bilang kalo ini “profil kampus” (mungkin sebagai pengganti “company profile”, dan aku serahkan saja). Dari pihak aku sendiri juga menyerahkan “employment certificate” namun karena aku masih kuliah, aku menyerahkan surat keterangan belajar dari kampus (berbahasa Inggris).

Sedangkan berkas ASLI yang aku siapkan:

• Visa application form
• Itinerary (diketik boleh, punyaku waktu itu tulis tangan, dan diberi tanda tangan)
• Surat keterangan mahasiswa S1 aktif (berbahasa Inggris). Kami meminta kampus untuk membuatnya dalam bahasa inggris. Untuk surat ini HARUS ada kata “undergraduate/S1” yaa (Untuk mahasiswa S1 bisa gratis!) Kalo nggak, nanti nggak bisa gratis. Suratku dan temanku berbeda karena kami beda fakultas dan punya dia nggak ada kata “undergraduate”. Jadilah dia membayar biaya single entry visa 360rb. Masing-masing dari kami tetap membayar biaya jasa pembuatan visa sebesar 165rb. Aku juga menyerahkan fotokopi kartu mahasiswa.
• Employment certificate, karena kami masih kuliah, saat kami bertanya melalui email, staff mengatakan bahwa bisa diganti dengan surat keterangan belajar. Aku meminta kampus untuk membuatkan surat ini (certificate of study) berbahasa Inggris.

Setelah pengecekan semua berkas selesai, kami diberi nomor antrian yang tadi kembali untuk mengantri membayar di loket kasir. Katanya sih mulai saat itu (saat kami datang) udah bisa pake kartu debit, jadi bisa nggak pakai uang cash.

Struk pembayaran diserahkan ke kami untuk mengambil paspor (5 hari kerja). Aku datang pada hari Selasa, sehingga paspor bisa kuambil Senin depan.

Tadaaaa visa sudah di tangan~

Sabar... ALLAH Pasti Kasih di Saat yang Tepat

Dari awal kuliah aku menargetkan bahwa aku harus go abroad selama kuliah S1. Go abroad-nya bukan hanya sekedar “jalan-jalan” tapi juga ada kaitannya sama studiku buat "bekal" nanti pasca lulus, entah mau lanjut studi atau kerja (and another mission #ups).

Mulai semester ini (semester 2 menuju 3) aku udah cari-cari peluang—project/program buat go aborad. Hmm kadang aku mikir “andai aku punya duit bejibun” pasti aku udah ke LN dari dulu-dulu. Banyak temen-temen kampus seangkatan yang “tajir” tapi kenapa kok belum ada yang nampak interest buat hal ini—atau mungkin karena terlalu sibuk kuliah, kegiatan lain, atau praktikum. Padahal banyak banget program/project untuk bisa ke LN termasuk event di IVSA (mostly self funded). Yaaa aku nggak boleh berkata kalo aku berasal dari keluarga yang pas-pasan karena aku nanti takut nggak bersyukur. Di luar sana masih banyak yang nggak bisa “nikmatin” apa yang aku nikmati sekarang (kesehatan, bisa kuliah, makan cukup, hidup dengan nyaman, dsb *nggak kehitung pokoknya nikmat dari Allah).

Aku kalau merencanakan ke LN juga selalu cari yang ada scholarship-nya. Aku nggak mau ngerepotin orang tua kalo aku pakai biaya 100% dari mereka. Dari beberapa program hasil aku surfing “iseng” di internet, aku tertarik buat apply volunteer program di goeco.org. TAPI sayangnya program ini self-funded. Sebelum apply aku udah izin ke ortu dan dibolehkan—tapi kayaknya beliau masih mikir-mikir antara boleh atau enggak—dan aku tekesan memaksa 😢 akhirnya dibolehin.

Ini kali pertama aku apply? TIDAK! Cukup banyak waktu yang aku perlukan buat menemukan program yang pas, biaya yang masih bisa dijangkau oleh "family-foundation", tanggal yang pas, udah coba email sana sini dengan hasil tidak sesuai harapan. Salah satu pertimbangan penting buatku kalo ada program, yaitu masalah waktu. Aku hanya ingin saat waktu liburan karena jadwal kuliah dan praktikum yang hectic dan aku nggak merasa enjoy kalau bakal ketinggalan kuliah/praktikum apalagi ngurus ujian susulan. Cara menghadapi hal ini tentu berbeda bagi tiap individu.

Kenapa aku apply ini (Giant Panda Center Project)? Yang pertama pasti aku lihat participation fee-nya. Di antara program yang lain, ini termasuk yang low cost kalo kurs USDnya 10rb wkwk, itu aja cuma program seminggu 😩(pastinya aku pilih tanggal yang pas liburan!) . Selain itu, aku juga interest sama aktivitas yang dilakukan di program itu (Goeco menawarkan banyaak program. Tiap program beda-beda aktivitas apa aja yang bisa dilakukan).

Setelah deposit yang aku bayar completed successfully, aku dapat invoice via email.

Kaget banget pas tau ternyata kantornya di Negara ituu😰! (i*rael!)

Setelah itu aku mendapat kiriman beberapa file seperti info lokasi dan akomodasi, seputar Konservasi Panda, China arrival information, contact person, dsb.

Beberapa hari kemudian aku “terpaksa” membatalkan appointment yang udah aku lakukan dengan pihak GoEco. Ada beberapa alasan kenapa aku nggak jadi nerusin ikut program itu yang itu cerita pribadi, hehe. Di situ aku menangis sejadi-jadinya. Bukan karena itu. Bukan karena aku batal ke LN. Bukan! Aku merasa bersalah sama ortuku terutama ibuku sebagai strong-single-parent karena aku telah memubazirkan uang beliau yang berjuta-juta 😭😭😭. Deposit yang sudah dibayar saat itu tidak bisa ditarik kembali karena sudah lebih dari 1 minggu sejak pembayaran. Ibu menasihati aku bahwa aku nggak boleh tergesa-gesa kalau mau ini itu. Harus berSABAR. Pasti nanti dikasih sama Allah di saat yang tepat. 

Hingga pada suatu hari, beberapa minggu setelah ini, aku dapatkan program lain yang itu ada scholarship-nya! BENER-BENER nggak disangka-sangka. Full akomodasi, transport, airport pick up, meals, dan lain-lain yang itu semua FREE selama program di dua Negara tersebut. Langsung dua Negara dalam 1 program dan pas banget saat liburan! Aku merasa bersyukur dan malu padaNya karena aku saat itu kurang bersabar. Bahkan Allah memberi lebih dari yang aku harap. Alhamdulillahirabbil ‘alamin..

"Dan bersabarlah kamu (Muhammad) bersama-sama dengan orang-orang yang menyeru Tuhannya di pagi dan senja hari dengan mengharap keridhaan-Nya" (Al-Kahf : 28)

Gampang yak untuk bisa lolos program yang FREE itu? Mau dibilang iya tapi enggak juga. Tetep ada drama-drama dulu sebelum akhirnya aku dinyatakan lolos program itu. Read my next story…